各省、自治区、直辖市司法厅（局）公证管理处：
自我部颁发《公证处办理涉外公证业务暂行管理办法》后，我司曾多次下发关于备案工作的《通知》，对公证处印章及公证员签名章备案程序的有关规定提出具体要求。但是，一些地区在执行中仍不能按规定要求办理，影响了备案工作的顺利开展。为进一步加强备案工作管理，使之更加规范化，经商外交部领事司，现重申：
一、批准办理涉外公证业务的公证处印章和公证员签名章备案手续每年分上半年和下半年两次进行，上半年上报备案时间为6月1日至6月30日，下半年上报备案时间为12月1日至12月31日，其他时间不予办理备案。我司收到各地备案材料后，经审核，符合备案条件的，我们将在20天内给予电话通知，不符合备案条件的，将予以退回，未接到我司通知前各地上报备案的印章及签名章不得使用。
二、办理涉外公证业务的公证员调离公证岗位、离退休或自然减员，其签名章应停止使用。公证员离退休后继续返聘回公证处工作的，原则上不再办理涉外公证业务，特殊情况仍需让其办理涉外业务的，应向我司说明情况。停止办理涉外公证业务的时间，应从离开公证岗位起计算，并在30天内上报注销备案。
三、办理涉外公证业务的公证处因行政区域的变更或其他原因变更公证处名称的，办理涉外公证业务的公证员调到其他公证处继续办理涉外公证业务的，其公证处印章及公证员签名章均可及时上报备案，但必须待我司通知后方可使用新的印章。
四、填写《办理涉外公证业务公证员登记表》时，字迹要清晰规范不得了草。表中公证员职务是指公证员的专业职务等级，不是指其担任的行政职务。省厅公证管理处必须在审批栏处加盖公章。
五、公证处印章及公证员签名章的备案工作，由各省、自治区、直辖市司法厅（局）公证管理处统一办理上报我司，由我司转外交部领事司，凡未按规定程序上报备案的，一律退回，不予备案。
