合同履行中卖方应加强送货单管理

 

 

 

     在货物买卖合同签订后，对于卖方来说，最重要的义务就是按照合同的规定，按时、按质、按量地向买方交付合同约定的货物。但是，如何证明卖方向买方交付了合同约定的货物呢？送货单应该是最重要的证据了。一张完备的送货单应该清楚记载以下内容：品名、规格、型号、单价、数量、金额、送货日期、送货人、收货单位、收货人签名或盖章等。在实务中，一旦买卖双方发生纠纷，上述的每一项记载就显得十分重要，若记载得清楚明白，可能使卖方在诉讼中处于上风，否则，就可能导致案件的败诉。
     首先，品名、规格、型号的填写应尽量准确无误，与合同约定的一致。如果填写的与合同约定的不一致，在发生纠纷时，买方往往会借口所交付的货物不符合合同的约定而拒付货款，这在实践中常常是买方拒付货款的借口之一。
     其次，关于单价、数量、金额的填写也很重要，特别是合同中对价格、数量和金额约定的不十分明确时，往往需要根据送货单的填写加以确定，如果送货单也没有填写清楚，在价格问题上就比较容易发生纠纷。
     较之前述内容，送货日期的填写尤为重要。在实践中，买方常常借口卖方逾期交货，而拒付货款或作扣款处理。因此，送货日期一定要准确填写，并确保在合同规定的期限内交货。如果交货的日期是根据买方的通知予以延迟，一定要保留好买方的书面通知。如果不是书面通知，在交货时可以要求买方在送货单上注明，是根据买方的通知变更了交货日期。否则，一旦发生纠纷，往往对卖方不利。
     在实务中，买方最常采用的诉讼技巧就是称在送货单上签收的人不是其公司的职员，公司没有收到货物，所以不应付款，这种情况常常发生于员工变动频繁的公司，特别是货物是送到正在施工的工地现场，签收人的身份更加难以确定。为了避免这种情况的发生，可以在合同中约定买方负责签收货物的人员，比如约定： “买方在本合同中授权签收货物的人员包括但不限于_______、_________、_________等等。上述任一人员的签收都代表买方公司。”或者要求买方在送货单上加盖公章或收货专用章等。务必要避免是送货单上既没有买方人员的签字，也没有加盖买方的图章。在此情况下，买方最好的借口就是没有收到货物。
     除了仔细填写送货单并一定要求买方签收外，卖方还应加强送货单的集中统一管理，不要由谁经手就放在其手中，应当杜绝送货单部分在业务员、部分在后勤人员、部分在财务人员处，甚至部分在快递公司或货运公司没有收回的情形。这样，一旦发生纠纷，找不到送货单，就很难证明买方实际收到了货物，当然难以收回货款。